Рапорт это устный или письменный документ, доклад военнослужащего, либо приравненных к ним служащих (сотрудников МВД). Содержание рапорта может быть о чем угодно: о предоставлении отпуска, материальной помощи, о происшествии на следственном действии и т.п. Гражданские служащие оформляют такой документ в виде заявления. Другими словами, рапорт это любой документ, оформляемый военнослужащими. Любой, да не любой!
В некоторых случаях вместо рапорта могут потребовать написать объяснительную записку. Например, в случае опоздания на работу, проведения в отношении военнослужащего проверки и т.п. Это объясняется невозможностью приобщить к личному делу или к материалам по проверке документа под названием рапорт. Должна быть обязательно объяснительная. В большинстве случае данное требование регламентируется локальными актами (приказами, распоряжениями).
Поэтому отличие рапорта от объяснительной записки может быть по содержанию, а если содержание одинаковое – пояснение причин совершения действия либо наоборот, бездействия, то отличия будут только в названии.