Виза это процесс внутреннего согласования исходящего документа в рамках одной организации, прежде чем данный документ попадет на рассмотрение руководителю. Такая процедура визирования существует во всех государственных структурах, а также в частных организациях, по требованию руководителя. Должностное лицо, участвующее в данном процессе, обязан дать свою оценку визируемому документу и изложить ее прямо на документе. По результатам проставленных виз руководитель принимает решение подписывать данный документ или отправлять на доработку.
Подпись это написанная лично уполномоченным лицом, т.е. собственноручно, его фамилия. У каждого человека подпись индивидуальна, даже при совпадении фамилий. Подпись является обязательным реквизитом официальных документов: актов, договоров, протоколов, решений и тп.
Подписью заканчивается оформление документа, тогда как наличие визы говорит о незавершенности документа. Виза тоже содержит подпись уполномоченного лица, однако она должна обязательно содержать еще и текст. Подписанные документы отправляются адресатам, тогда как экземпляры с визами остаются на хранении в организации.